1. Defina tarefas
Muitas vezes, funcionários não tomam a iniciativa para fazer certas atividades porque essa atribuição não foi formalmente delegada a eles. Para evitar que isso aconteça, descreva todas as atividades do consultório informando como, com qual frequência e por quem elas devem ser realizadas.

2. Automatize atividades rotineiras
Softwares especiais podem ajudar muito na automatização de atividades do consultório: prontuário eletrônico, plataformas de gestão de pagamentos e agendas online fazem com que se perca menos tempo com essas tarefas.

3.Tenha uma agenda impecável
Explique à secretária a importância de ter uma agenda completa e bem preenchida. Crie um roteiro de informações essenciais que precisam ser registradas e mantenha uma rotina de atualização. Se o seu processo de agendamento foi informatizado há pouco tempo, não deixe de alimentar o sistema com os dados das agendas antigas.

4. Atualize a ficha dos pacientes
Se o paciente esteve no consultório para fazer um canal mas perguntou sobre implante, essa informação deve constar na ficha dele. A mesma regra vale para outros tratamentos como clareamento, que são muito procurados e têm forte apelo estético. Se o paciente passou por um tratamento de saúde que impede intervenções odontológicas por um certo período, esse dado também deve estar registrado em sua ficha.

5. Organize os contatos dos fornecedores
Registre os contatos de fornecedores de serviços diversos, como laboratórios de próteses; clínicas de exames de imagem; e contatos de outros especialistas em áreas específicas que são sempre indicados. Junto com a informação de cada fornecedor, deve constar também os contatos e principais produtos e serviços que ele oferece, assim como prazos e formas de pagamentos. Dessa maneira, quando você precisar de qualquer um desses serviços ou produtos, já terá todas as informações à mão e não precisará perder tempo perguntando novamente.

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